Agendavia es una recepcionista virtual con inteligencia artificial pensada para clínicas dentales. Contesta el teléfono cuando tu recepción no llega, consulta tu agenda real y deja la cita puesta con el doctor, la higienista y el gabinete que corresponden. Todo se procesa dentro de la Unión Europea, y cualquier asunto clínico pasa a una persona de tu equipo.
Por qué en una clínica dental se pierden tantas llamadas
En una clínica dental el teléfono compite con el mostrador. La misma persona cobra un tratamiento, explica un presupuesto, entrega una factura para la mutua y contesta el teléfono. Cuando dos de esas cosas pasan a la vez, la llamada pierde.
Las pérdidas se concentran en cuatro momentos que cualquier gerente reconoce: la hora de comer, los últimos minutos antes de cerrar, el primer rato de la mañana del lunes y los sábados. Y además hay un dato que pesa especialmente en odontología: en Colombia, por ejemplo, la inasistencia en odontología llega al 18,2 % frente al 12,3 % de medicina general, según datos de Nueva EPS que recogemos en este análisis de llamadas perdidas. Cada hueco vacío y cada llamada sin contestar son la misma pérdida vista desde dos lados.
Qué llamadas atiende en una clínica dental
- Primera visita y revisión. Pide los datos imprescindibles, da de alta al paciente nuevo en tu programa y ofrece los huecos reales.
- Higienes y mantenimientos. Busca hueco con la higienista, que suele ser la agenda más llena y la que más se mueve.
- Cambios y anulaciones. El paciente que no puede venir el jueves se cambia de día en un minuto, y el hueco que deja se ofrece a la lista de espera.
- Confirmación de citas de tratamiento. Quien llama para preguntar «¿a qué hora tenía la cita?» recibe la respuesta tras verificar un segundo dato.
- Preguntas de horario, dirección, aparcamiento o mutuas aceptadas. Con la información que tú configuras, nunca inventada.
Cómo trabaja con tu agenda dental
El asistente no lleva una agenda paralela: lee y escribe en la tuya. Conoce a cada profesional, sus gabinetes y la duración de cada tipo de cita, así que no ofrece una endodoncia de 90 minutos en un hueco de 30. Si un tratamiento necesita a la higienista y luego al doctor, solo propone los huecos donde encajan los dos.
Cuando el paciente ya existe, lo reconoce por su teléfono, pero no revela nada hasta verificar un segundo dato, como la fecha de nacimiento. Si no coincide, no confirma ni niega que sea paciente. Es la forma práctica de cumplir el deber de confidencialidad del artículo 5 de la LOPDGDD.
Hoy se conecta con XDentalCloud, DriCloud, Google Calendar, Microsoft Outlook y AgendaPro, y con cualquier otro programa que tenga API abierta se puede construir el conector. Tu número de teléfono no cambia: se configura un desvío y sigue siendo tuyo.
Lo que nunca hace, y qué hace en su lugar
Una clínica dental recibe llamadas de dolor todos los días: una muela que duele desde anoche, un flemón, una corona que se ha caído, un niño que se ha golpeado un diente. Ninguna de esas llamadas la resuelve una máquina.
En cuanto el paciente describe un síntoma, el asistente deja de gestionar la cita, le dice que le pasa con el equipo de la clínica y transfiere la llamada con el contexto ya resuelto: quién es y por qué llama. Fuera de horario toma el aviso y lo deja el primero de la lista para la mañana. No pregunta cuánto duele, no recomienda un analgésico y no decide si es urgente. Por qué esa línea protege a la clínica está explicado en qué debe hacer una IA cuando el paciente cuenta un síntoma.
Los datos de tus pacientes, dentro de la UE
La cita de un paciente es un dato de salud. Por eso toda la cadena, telefonía, transcripción, modelo de lenguaje, voz y almacenamiento, funciona en servidores de la Unión Europea. El modelo de IA trabaja con referencias opacas: no recibe el nombre, el DNI ni el teléfono del paciente. Por defecto no se graba el audio.
Al darte de alta recibes en tu panel el contrato de encargado del tratamiento, la evaluación de impacto y el registro de actividades con el nombre de tu clínica, listos para tu delegado de protección de datos. El detalle está en Seguridad y RGPD.
Qué plan suele encajar en una clínica dental
| Clínica | Plan habitual | Minutos al mes | Precio |
|---|---|---|---|
| Consulta con un dentista | Consulta | 180 | 69 € |
| Clínica de 2-3 gabinetes, solo fuera de horario | Guardia | 270 | 99 € |
| Clínica de 3-6 profesionales, también cuando recepción está ocupada | Refuerzo | 550 | 199 € |
| Grupo o clínica con varias sedes | Integral | 950 | 349 € |
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