Condiciones del servicio
Estas condiciones regulan la contratación y el uso de Agendavia. Se aceptan al darse de alta y son el contrato entre tu clínica y nosotros. Están escritas para que se entiendan; donde la ley obliga a un término concreto, lo usamos y lo explicamos.
Última actualización: 29 de agosto de 2026 · Versión 1.0
1. Quién presta el servicio
Agendavia AI, EIN 81-5044557, con domicilio en Boca Raton, Florida, Estados Unidos. En estas condiciones nos referimos a nosotros como Agendavia y a ti como la clínica.
Nuestro representante en la Unión Europea, a los efectos del artículo 27 del RGPD, es G&B Abogados · info@galindobarrioabogados.com. Para cualquier cuestión de protección de datos escríbenos a info@agendavia.com.
2. Qué es Agendavia y qué no es
Agendavia es un asistente de voz con inteligencia artificial que atiende el teléfono de tu clínica, consulta tu agenda a través de la API de tu software de gestión, y agenda, reprograma y cancela citas. También envía recordatorios y ofrece los huecos que se liberan a tu lista de espera.
Agendavia no es un producto sanitario. No hace triaje, no valora síntomas, no da consejo médico, no prioriza pacientes por gravedad y no accede a la historia clínica. Cualquier asunto clínico se deriva a una persona de tu equipo. Esta limitación no es una preferencia de diseño: define el producto y no puede desactivarse.
3. Alta, prueba gratuita y activación
El alta se realiza en panel.agendavia.com. Al darte de alta aceptas estas condiciones, el contrato de encargado del tratamiento y la política de privacidad.
La prueba gratuita incluye 30 minutos de conversación, sin tarjeta y sin compromiso. Agotados esos minutos, el asistente deja de atender y las llamadas se derivan a tu clínica. La prueba no se renueva.
Para que el servicio funcione hace falta que podamos conectarnos a tu agenda. Vale con que tu software de gestión tenga una API accesible, y también con que uses una agenda de Google Calendar o de Microsoft Outlook, que están conectadas directamente. En todos los casos nos autorizas con unas credenciales que tú controlas y puedes revocar en cualquier momento.
4. Precios, minutos incluidos y exceso
Los precios y los minutos incluidos en cada plan son los publicados en la página de precios en el momento de la contratación.
El consumo se mide en minutos de conversación, redondeados al alza en fracciones de quince segundos por llamada. Los minutos incluidos se renuevan cada periodo de facturación y no se acumulan de un periodo al siguiente.
Los minutos consumidos por encima de los incluidos se facturan al precio de exceso publicado. En tu panel tienes el consumo en tiempo real y puedes fijar un aviso por correo al alcanzar un porcentaje del plan.
Podemos modificar los precios comunicándolo con treinta (30) días naturales de antelación. Si no estás de acuerdo, puedes darte de baja antes de que el nuevo precio entre en vigor, sin penalización.
5. Facturación y pago
La suscripción es mensual o anual, se cobra por adelantado y se renueva automáticamente. El cobro se realiza mediante Stripe con el medio de pago que registres; nosotros no almacenamos los datos de tu tarjeta.
El exceso de minutos se factura a mes vencido junto con la cuota del periodo siguiente.
Si un cobro falla, te avisamos y dispones de siete (7) días naturales para regularizarlo. Transcurridos sin pago, suspendemos el servicio: el asistente deja de atender y las llamadas pasan directamente a tu clínica. Los datos se conservan treinta (30) días más por si regularizas o quieres exportarlos.
6. Duración y baja
No hay permanencia. Puedes darte de baja cuando quieras desde tu panel, entrando con tu usuario. La baja se hace únicamente por ahí, y es por seguridad: no damos de baja un servicio ni cortamos un teléfono por un correo electrónico, porque un correo se falsifica y quien se quedaría sin teléfono es tu clínica. La baja surte efecto al final del periodo ya pagado; no se prorratean los días no consumidos.
Al darte de baja puedes exportar tus datos desde el panel, gratis y en formato abierto. Treinta días después de la baja destruimos la clave de cifrado de tu clínica, con lo que tus datos dejan de ser legibles de forma irreversible, y te enviamos certificado de destrucción.
Podemos resolver el contrato, avisándote por escrito, si concurre alguna de las causas de la cláusula 8, si dejas de pagar más de treinta días, o si dejamos de prestar el servicio, en cuyo caso avisaríamos con noventa (90) días y te devolveríamos la parte proporcional no consumida.
7. Qué tiene que hacer la clínica
- Facilitarnos credenciales válidas de tu software de gestión, y mantener actualizados los datos de agenda, profesionales y tipos de cita. El asistente ofrece lo que tu agenda dice: si la agenda está mal, la cita saldrá mal.
- Informar a tus pacientes del tratamiento de sus datos, como responsable que eres, y atender el ejercicio de sus derechos. Te damos hecha la parte que nos corresponde: cláusula informativa, evaluación de impacto pre-elaborada y mapa de flujos de datos.
- No suprimir ni alterar el aviso de que quien atiende es un sistema de inteligencia artificial.
8. Uso aceptable
No puedes usar Agendavia para:
- Adoptar decisiones clínicas, valorar síntomas, priorizar pacientes por gravedad o sustituir a un profesional sanitario.
- Realizar llamadas comerciales, de captación o de encuesta, ni incluir contenido promocional en los recordatorios de cita.
- Revender, sublicenciar o prestar el servicio a terceros ajenos a tu clínica.
- Comercializar el asistente bajo tu propia marca o modificar su finalidad sin acuerdo previo por escrito. Si lo hicieras, podrías pasar a ser considerado proveedor del sistema conforme al artículo 25 del Reglamento (UE) 2024/1689 y asumir las obligaciones que ello conlleva.
- Intentar extraer, replicar o realizar ingeniería inversa del modelo, los guiones conversacionales o la lógica del asistente.
9. Disponibilidad y soporte
Trabajamos para que el servicio esté disponible de forma continua, pero no podemos garantizar que nunca falle. Cuando el asistente no pueda atender, ya sea por avería, mantenimiento o consumo agotado, las llamadas se derivan a tu clínica, nunca se pierden en el vacío.
Las tareas de mantenimiento programado se avisan con al menos veinticuatro horas y se realizan fuera del horario de consulta habitual del país de la clínica.
El soporte se presta por WhatsApp y correo electrónico en horario laboral de España, en español e inglés.
10. Protección de datos
Respecto de los datos de tus pacientes, tú eres el responsable del tratamiento y nosotros el encargado. Las condiciones de ese encargo, exigidas por el artículo 28 del RGPD, están en el contrato de encargado del tratamiento, que forma parte inseparable de estas condiciones y se acepta con ellas.
La relación de quienes tratan datos por nuestra cuenta está publicada y actualizada en subencargados, con derecho de oposición y treinta días de preaviso ante cualquier cambio.
El tratamiento de tus propios datos como cliente, y de quien visita esta web, se explica en la política de privacidad.
11. Inteligencia artificial y transparencia
El asistente se identifica como sistema de inteligencia artificial en el primer turno de cada llamada, conforme al artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689. Ese aviso es obligatorio y no se puede desactivar.
No clonamos la voz de ninguna persona real ni imitamos a nadie de tu equipo. La voz es sintética y de catálogo.
No analizamos emociones del paciente ni de tu personal, y no usamos los datos de tus pacientes para entrenar ni ajustar modelos, ni nosotros ni nuestros proveedores. Solo utilizamos información agregada y anonimizada, que no permite reidentificar a nadie, para mejorar el servicio.
El asistente puede equivocarse. Por eso registra cada acción, cualquier duda se resuelve derivando a una persona, y tienes en el panel el detalle de todas las llamadas para revisarlas.
12. Propiedad intelectual
El software, los guiones conversacionales, la marca y todo el material de Agendavia son de nuestra propiedad. Te damos una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada a la duración del contrato.
Los datos de tus pacientes y de tu agenda son tuyos. No los usamos para nada distinto de prestarte el servicio y no los comercializamos.
Podemos mencionar el nombre y el logotipo de tu clínica como referencia comercial. Si no quieres, dínoslo y lo retiramos.
13. Responsabilidad
Respondemos de los daños directos que causemos por incumplimiento de estas condiciones, con el límite del importe que nos hayas pagado en los doce meses anteriores al hecho que origine la responsabilidad.
No respondemos del lucro cesante, de la pérdida de oportunidad comercial, de fallos de tu software de gestión o de tu operador de telefonía, ni de decisiones clínicas o administrativas que tome tu clínica.
Ninguna limitación de esta cláusula se aplica al dolo, a la negligencia grave, ni a las responsabilidades que la ley declare no limitables, incluidas las derivadas de la normativa de protección de datos.
14. Cambios en estas condiciones
Podemos modificarlas avisándote por correo electrónico con treinta (30) días naturales de antelación. Si no estás conforme, puedes darte de baja sin penalización antes de que entren en vigor. Los cambios impuestos por una norma imperativa se aplican en la fecha que la norma exija.
15. Ley aplicable y resolución de conflictos
Estas condiciones se rigen por las leyes del estado de Florida, Estados Unidos, y las partes se someten a sus juzgados y tribunales.
Excepción en materia de protección de datos. Lo anterior no se aplica al contrato de encargado ni a las cláusulas contractuales tipo, que se rigen por el Derecho español y se someten a los tribunales españoles. Tampoco afecta al derecho de cualquier interesado a reclamar ante la autoridad de control de su país ni ante los tribunales de su residencia habitual, derechos que son irrenunciables.