Si la mayoría de tus pacientes pide cita por teléfono, lo que necesitas es un asistente de voz; si escriben, un chatbot. En las clínicas dentales con las que trabajamos, el teléfono sigue siendo el canal principal para pedir y cambiar citas, sobre todo en primeras visitas y entre pacientes de más edad. Por eso el chatbot complementa, pero rara vez sustituye, a quien contesta el teléfono.
Tres herramientas distintas
| Chatbot en la web | Chatbot de WhatsApp | Asistente de voz | |
|---|---|---|---|
| Dónde atiende | En tu página | En WhatsApp | En tu número de teléfono |
| Quién lo usa | Quien ya está en tu web | Quien te escribe | Quien llama, que es la mayoría |
| Puntos fuertes | Barato, capta a visitantes | Canal muy usado en España | No obliga al paciente a cambiar de hábito |
| Riesgo principal | Poca gente lo usa | Restricciones de Meta con datos de salud | Necesita estar bien conectado a la agenda |
Cuándo conviene un chatbot
- Tu web recibe tráfico de campañas y quieres convertir visitas en citas sin que la persona tenga que llamar.
- Tus pacientes son jóvenes y prefieren escribir.
- Las preguntas son repetitivas: horario, dirección, si aceptáis una aseguradora.
Si es de WhatsApp, ten en cuenta que su política prohíbe usarlo para tratar información de salud cuando la normativa exige garantías reforzadas, y que el paciente debe aceptar el canal. Lo explicamos en WhatsApp en clínicas: lo que puedes escribir y lo que no.
Cuándo conviene un asistente de voz
- Se te pierden llamadas a la hora de comer, con la línea ocupada o fuera de horario.
- Tus pacientes son de todas las edades. Llamar no exige ninguna aplicación ni saber escribir rápido. Sobre pacientes mayores hay más en el paciente mayor y la IA al teléfono.
- Quieres recuperar citas, no solo contestar dudas. El asistente conectado a la agenda deja la cita puesta durante la llamada.
En una clínica dental lo habitual es empezar por el teléfono, porque es donde se pierde el dinero: cada llamada sin contestar es una primera visita que puede acabar en otra clínica. Cuántas se pierden y cómo medirlo está en cuántas llamadas pierde tu clínica.
Lo que deben cumplir los dos
- Escribir en tu agenda real. Si el chatbot y el teléfono llevan calendarios distintos, habrá citas duplicadas.
- Identificarse como IA al inicio de la conversación.
- No valorar síntomas. Ni por escrito ni por voz. Un paciente que escribe «me duele mucho una muela desde ayer» debe recibir una vía para hablar con una persona, no un consejo.
- Procesar los datos en la UE, con contrato de encargado.
Nuestra recomendación
Si tienes que elegir uno, elige el canal por el que entran la mayoría de tus citas. En casi todas las clínicas dentales que conocemos ese canal es el teléfono. Agendavia para clínicas dentales contesta esas llamadas, se conecta con XDentalCloud, DriCloud, Google Calendar y Outlook, y procesa todo dentro de la UE. Si más adelante añades un chatbot, que escriba en la misma agenda.