El retorno de un asistente de voz en una clínica se calcula con cinco números: llamadas que hoy se pierden, parte de ellas que acabaría en cita, valor medio de una visita, huecos que se reocupan y coste del plan. Con números prudentes, una clínica que pierde diez llamadas a la semana recupera varias veces lo que paga. Una que pierde dos, probablemente no.
La fórmula
Ingreso recuperado al mes = llamadas perdidas al mes × parte que acaba en cita × valor medio de la visita + huecos reocupados al mes × valor medio de la visita.
Retorno = ingreso recuperado ÷ precio del plan.
Tres advertencias para no engañarte:
- Usa tu valor de visita, no el de un tratamiento. Si la primera visita factura 60 €, usa 60 €, aunque luego venga una ortodoncia.
- No todas las llamadas perdidas son citas. Hay preguntas, proveedores y equivocados. Un tercio es una estimación prudente.
- No todas las citas recuperadas eran perdidas. Algún paciente habría vuelto a llamar. Por eso el tercio, y no la mitad.
Ejemplo 1: clínica dental con tres gabinetes
| Dato | Valor |
|---|---|
| Llamadas perdidas a la semana (mediodía, tarde, sábado) | 15 |
| Llamadas perdidas al mes (× 4,3) | 65 |
| Parte que acaba en cita | 1/3 → 21 citas |
| Valor medio de la visita | 65 € |
| Ingreso por citas nuevas | 1.365 €/mes |
| Huecos reocupados con la lista de espera | 6 → 390 €/mes |
| Total recuperado | 1.755 €/mes |
| Plan Refuerzo (550 minutos) | 199 €/mes |
| Retorno | 8,8 veces |
Para comprobar que el plan alcanza: 65 llamadas fuera de horario más las que entran con la línea ocupada, a unos dos minutos de media, quedan holgadamente dentro de 550 minutos.
Ejemplo 2: fisioterapeuta que trabaja solo
| Dato | Valor |
|---|---|
| Llamadas perdidas a la semana (mientras trata) | 8 |
| Al mes | 34 |
| Parte que acaba en cita | 1/3 → 11 sesiones |
| Valor de la sesión | 45 € |
| Total recuperado | 495 €/mes |
| Plan Consulta (180 minutos) | 69 €/mes |
| Retorno | 7,2 veces |
Y no cuenta el valor de no interrumpir sesiones para mirar el móvil, que también existe.
Cuándo no compensa
Si tu clínica pierde dos llamadas a la semana, el cálculo da unas tres citas al mes. A 60 €, 180 €: compensa el plan más pequeño, pero por poco. Si además tienes una recepción que da abasto y no recibes llamadas fuera de horario, no lo contrates. Lo decimos en serio: un servicio que no se justifica con números no se renueva, y preferimos no venderlo.
Cómo medirlo de verdad, después
Las estimaciones sirven para decidir. Para renovar hacen falta datos. El panel de Agendavia muestra cada mes las llamadas atendidas en horario y fuera de él, las citas creadas, movidas y anuladas, y los euros recuperados cita a cita, con el valor de cita que tú configuras. Si el informe no lo justifica, no lo renuevas: no hay permanencia.
Para hacer tu cuenta, necesitas una estimación de las llamadas que pierdes: hay un método en cuántas llamadas pierde tu clínica. Y para comparar con contratar más horas de recepción, el cálculo completo de una recepcionista. Los planes están en precios.