Todo lo demás da igual si el asistente no puede escribir en tu agenda. Antes de mirar precios, voces o funcionalidades, hay una pregunta que responder: ¿tu software permite que algo de fuera lea y escriba en la agenda?
La respuesta se averigua en cinco minutos y ahorra semanas.
Primera bifurcación: ¿está instalado o está en la nube?
Si tu software se instala en un ordenador de la clínica y los datos viven en ese ordenador o en un servidor de la recepción, normalmente no se puede conectar desde fuera. No es mala voluntad del fabricante: es que no hay nada escuchando desde internet, y montarlo implica abrir la red de la clínica, lo cual es mala idea por muchas razones.
Buena noticia: casi todos los fabricantes de software instalado tienen ya una versión en la nube, y con esa sí suele poderse. La pregunta al comercial es directa: «¿tenéis versión cloud y tiene API?».
Si está en la nube, sigue leyendo.
Segunda bifurcación: ¿tiene API?
La palabra que tienes que usar con tu proveedor es exactamente esa: API. Y hay tres respuestas posibles.
| Respuesta | Qué significa |
|---|---|
| «Sí, aquí tienes la documentación» | Verde. Se puede conectar. |
| «Sí, pero solo para partners» o «depende del caso» | Ámbar. Hay API pero hay una negociación por medio, y puede haber coste. |
| «Tenemos integración con X e Y» | Rojo disfrazado. Eso son conectores cerrados, no una API. Si no estás en la lista, no hay nada que hacer. |
Cuidado con una confusión frecuente: exportar a Excel no es una API, y sincronizar con Google Calendar tampoco. Lo primero es un volcado que no permite escribir. Lo segundo suele ser de solo lectura, o escribe en un calendario paralelo que no es la agenda real de la clínica.
Las cinco cosas que la API tiene que permitir
Tener API no basta. Para que un asistente de voz funcione de verdad hacen falta cinco operaciones concretas. Pídelas por su nombre:
- Consultar disponibilidad real, filtrando por profesional, tipo de cita y sala o gabinete. No vale «devuelve las citas del día» y que el cálculo del hueco libre lo haga otro: eso genera dobles citas.
- Buscar un paciente por número de teléfono. Si solo se puede buscar por número de historia o por nombre completo exacto, el asistente no puede reconocer a quien llama.
- Crear un paciente nuevo. Sin esto, todas las llamadas de gente que no te conoce acaban en recado.
- Crear, modificar y anular una cita. Las tres. Muchas APIs permiten crear y no anular.
- Avisar de cambios hechos desde dentro (lo que técnicamente se llama webhook). Si recepción mueve una cita a mano y el sistema exterior no se entera, la lista de espera trabaja con datos viejos.
Las cuatro primeras las tiene casi cualquier API decente. La quinta falta en la mayoría, y se puede suplir consultando la agenda cada pocos minutos, aunque es peor y consume muchas más peticiones.
Las tres preguntas técnicas que nadie hace y luego duelen
¿Cuántas peticiones por minuto admite?
Un asistente de voz consulta la agenda varias veces durante una llamada, porque el paciente cambia de opinión. Genera muchísimas más peticiones que una integración normal de las que el fabricante tenía en mente. Si el límite es de sesenta peticiones por minuto para toda la clínica, con tres llamadas simultáneas ya vas justo. Esta pregunta hay que hacerla antes, no después de que el sistema empiece a fallar a las once de la mañana.
¿Se puede bloquear un hueco temporalmente?
Mientras el asistente habla con el paciente, ese hueco debería estar reservado. Casi ninguna API lo permite, y se resuelve creando la cita en estado provisional y anulándola si la conversación se cae. Pregunta si existe un estado provisional.
¿La API da acceso a la historia clínica?
Aquí la respuesta que quieres es la contraria de lo habitual: quieres que no, o al menos que se pueda restringir por permisos. Un asistente que agenda citas no debe poder leer un diagnóstico. Si la única credencial disponible da acceso a todo, el proveedor de voz tiene que bloquearlo por su lado y decírtelo por escrito. Es una de las preguntas que va a hacer tu DPO.
Qué hacer si tu software no se puede conectar
Tres caminos, en orden de sensatez:
- Pedirlo al fabricante. Suena ingenuo y funciona más de lo que parece: si cinco clínicas piden lo mismo el mismo mes, entra en la hoja de ruta. Lo que no funciona es pedirlo una vez y esperar.
- Esperar a que exista el conector. Si tu programa tiene API y simplemente nadie ha construido el puente todavía, es cuestión de que haya demanda suficiente. Apuntarse a esa lista no cuesta nada.
- Cambiar de software. Es la opción que nadie quiere oír y a veces es la correcta, sobre todo si el programa actual además está instalado en un ordenador, sin copias de seguridad automáticas y sin cifrado. Pero es una decisión de doce meses, no de una tarde.
Hay una opción intermedia que funciona bien en clínicas pequeñas y de un solo profesional: llevar la agenda de citas en un calendario en la nube, que sí se conecta, y mantener el software actual para la historia clínica y la facturación. No es elegante y resuelve el 80 % del problema.
Aquí puedes comprobar directamente si tu programa está en la lista: seleccionas el que usas y te decimos en el momento si hay conector, si está en cola o si hay que consultarlo con el fabricante.